档案库房安全管理，智慧档案库房“1+3+N”建设思路

在信息时代的浪潮下，各行各业都在努力适应数字化转型的步伐。档案部门也不例外，以档案库房智能化为例，大致经历了三个发展阶段。第一阶段（1.0）为传统档案库房，配置基础硬件设施，满足基础环境要求；第二阶段（2.0）为智能档案库房，实现实体档案、数字资源、智能设备、库房环境的一体化管理，满足档案的智能化存取、档案库房自主化环境控制；第三阶段（3.0）为AI智慧档案库房，基于人工智能、大数据、物联网等技术手段和设计理念构建具有AI智能感知和智慧决策能力，并且提供档案信息泛在服务的新型AI智慧档案库房。

现阶段大部分单位的档案库房处于第一阶段或第二阶段，那么什么才够得上“3.0-AI智慧档案库房”呢？我们提出“一平台三系统 N 应用”的“1+3+N”建设方案，涵盖了档案管理、档案存储、库房环境及安防系统等多个方面。

“1+3+N”架构

“一平台”指智慧档案室综合管理平台，主要通过一体化集成手段，融合大数据、人工智能等技术，将各系统数据接口打通并进行数据融合，实现各系统之间的联动和统一，实现智慧档案库房环境与档案智能管理。

“三系统”是指智能环境管理系统、智能RFID档案管理系统和智能档案密集架系统，主要解决档案库房的无人化安全管理以及档案出入库高效利用的问题。

“N 应用”是指通过一平台三系统的构建后，根据档案部门的管理需求，可衍生出多种智慧应用。

一平台

智慧档案室综合管理平台，运用物联网、大数据、人工智能等新一代信息技术，实现档案库房内的全面感知、互联互通、精准分析、统一管理等核心功能。平台作为档案库房管理的统一入口，摒弃过往多套子系统独立运行的旧理念，将烟囱式系统有机整合到一起，可集成智能环境管理、RFID档案管理、智能密集架等多个系统，实现统一平台、集中管理，减轻档案管理人员的工作强度，为实现档案库房的无人化管理奠定基础。

三系统

其一

智能环境管理系统

档案库房的作用是贮藏和保护档案，在档案的保管保护中，温湿度、空气质量等异常情况都会影响档案材料老化变质速度。档案库房依据JGJ 25-2010《档案馆建筑设计规范》要求建设温湿度监控、空调监控、除湿净化消毒一体机监控、漏水监测、防盗监控、视频安防监控、门禁监控、智能驱鼠、智能窗帘控制等十防措施。

智能环境管理系统根据自然环境下气象气候温湿度、空气质量数据，结合档案库房微环境监控数据，进行数据分析，依据环境温湿度变化趋势，精准测控，实现库房恒温恒湿的绿色节能管理。系统同时接入十防管理智能设备，自主解决库房防高温、防潮、防火、防水、放盗、防鼠、防虫、防尘、防强光、防有害气体十防管理问题，实现365*24全年无人库房环境管理，提供最优档案存储保管环境。

其二

智能RFID管理系统

通过RFID电子标签实现每份档案信息电子化，通过智能密集架实现架体智能化控制考证书的正规网站，把两项技术深度融合，实现档案智能精确定位到盒，可实时分析档案所在密集架的位置和实时查看对应档案信息，并可一键检索档案，快速一键开启密集架定位对应档案。

对于档案库房而言，档案入库存放和借阅出库为两大业务流程。入库时打印标签，录入对应档案信息，配合智能密集架可无序存放档案；系统自动记录档案位置信息，实现档案高效入库，配合机器人技术还可实现无人自动入库。出库时智能快速检索对应档案，可直接显示档案存放密集架位置档案库房安全管理，一键快速开启密集架定位出库档案；高效批量拿取对应档案在工作站扫一扫即可完成高效出库，配合机器人技术并打通借阅预约系统可提前一键预约实现无人化借阅档案。

其三

智能档案密集架系统

该系统通过集成智能密集架，集架体实时监控、架体自检、操作日志、联动控制等功能于一体。通过计算机或移动设备上的软件系统自动获取密集架的状态档案库房安全管理，智慧档案库房“1+3+N”建设思路，控制密集架的运行；可以设置密集架存储的档案目录信息，可以根据存放的档案开启密集架，实时显示架内温湿度情况以及密集架的状况等。

智能档案密集架系统可精确定位每个档案所在密集架位置，支持查档自动开架，定位引导，实现密集架的远程管理，从而提高档案管理效率，使档案管理更加安全智能。

N应用

库房数字孪生应用

通过数字孪生技术对档案库房一比一3D建模，实现3D可视化管理。通过3D可视化交互，实现门禁、灯光、空调等设备智能化控制，并可直观查看各档案库房环境状态信息。数字孪生应用通过虚实结合的方式，使库房整体管理更加具体化和人性化，让档案管理人员获得不一般的体验。

安防系统联动应用

通过集成视频监控、门禁控制、红外防入侵等安防系统，实现档案库房安全防范集成管理。在日常应用中满足远程架体控制，自动联动视频监控进行架体移动监管；档案异常出库，自动联动视频图像抓拍等。对于异常情况各系统实现联动控制，形成有效的技防合力，达到实时记录和监控、有效预警和报警，做到预防在先，事后有据可查。

智慧用电应用

对每个库房所有回路实现十项安全用电保护功能，包含短路、过温、过流、过压、漏电等安全用电分析，终端线路本地自动保护，实时对每个档案库房基于时间、空间、用电类型的用电情况能耗分析等功能。管理的用电设备包括但不限于灯光、空调、恒湿机、智能密集架等。

办公智慧物联应用

集成灯光控制、窗帘控制、人员检测等办公物联应用系统，实现办公室、阅览室、整理室、数字化用房等功能用房的智慧物联管理。可实现灯光智能亮度调节和色温调节，并且对灯光开关状态进行分析；实现窗帘智能控制，包含窗帘开启和关闭以及开合百分比等，对窗帘状态智能分析；实现功能用房内实时有无人分析，做到有人进入自动开启设备，无人自动关闭设备，节能减排。

实践案例

项目概述

用户是某法院，负责审理和执行辖区内的一审刑事、民商事案件及执行本院审理的相关案件和非诉行政申请执行案件，管理着大量法院档案文件。

该法院档案管理存在着以下痛点：

1）档案库房环境管理不满足十防管理规范，需进行改造；

2）缺少档案管理信息化手段，需要专人专职24小时人工管理档案库房，包括库房环境监测及预警、档案出入库等；

3）传统档案柜已不能满足法院档案日益剧增的存放需求，无法进行精准地快速盘点，影响了当地案件的整理归档。

建设内容

采取“一平台三系统N应用”的建设思路，共同建设具有法院特色的智慧档案综合管理平台，并建设智能环境管理系统、智能RFID管理系统、智能档案密集架系统。通过一平台方式管理三个系统，实现一屏管理的示范效应，再结合3D可视化应用，使档案管理人员能够便捷直观对档案库房进行全方面监控，实时掌握库房的整体情况以及细节内容。

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